Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest PWM GROUP KOBYLARZ SUSKI SPÓŁKA JAWNA z siedzibą przy ul. Pięknej 24/26A, 00-549 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000483946, NIP 1132870520, REGON 146965721 („Administrator”).

W sprawach dotyczących prywatności i realizacji praw skontaktuj się pod adresem rodo@farmapka.pl lub listownie na adres siedziby Administratora.

2. Kiedy i jakie dane zbieramy

Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie, gdy wysyłasz formularz.

Formularz kontaktowy

• pola wymagane: imię i nazwisko lub nazwa, adres e-mail oraz treść wiadomości;
• pole opcjonalne: numer telefonu.

Zgłoszenie do zamkniętej bety

• pola wymagane: imię i nazwisko lub nazwa, adres e-mail, rodzaj i przedział powierzchni gospodarstwa, obecna metoda prowadzenia ewidencji oraz preferowany model korzystania z produktu;
• pola opcjonalne: numer telefonu i dodatkowa wiadomość.

Jeżeli podasz nazwę działalności lub gospodarstwa, dane osobowe przetwarzamy tylko wtedy, gdy informacja identyfikuje również osobę fizyczną, na przykład przedsiębiorcę lub osobę kontaktową.

Podanie danych jest dobrowolne. Bez pól oznaczonych jako wymagane nie możemy przyjąć formularza, odpowiedzieć na wiadomość ani ocenić zgłoszenia do bety. Nie podawaj w formularzach danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, ani danych innych osób, jeżeli nie masz podstawy, aby je przekazać.

Minimalne statystyki strony

Matomo otrzymuje wyłącznie oczyszczoną ścieżkę odwiedzonej strony, jej stały tytuł, informację o wyświetleniu strony 404, ogólne źródło ruchu lub domenę odsyłającą oraz stały identyfikator kliknięcia w wybrane CTA i publiczne profile społecznościowe. Parametry adresu, fragmenty URL, pełna ścieżka strony odsyłającej i parametry kampanii są odrzucane przed wysłaniem.

Żądanie internetowe technicznie dociera z adresem IP i nagłówkiem przeglądarki. W bazie analitycznej adres IP jest natychmiast i w pełni zastępowany wartością 0.0.0.0. Geolokalizacja i wykrywanie cech przeglądarki służących do tworzenia identyfikatora są wyłączone. Matomo nie otrzymuje User ID ani wartości, treści i statusów formularzy.

3. Cele i podstawy prawne

• Obsługa formularza kontaktowego i korespondencji — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prowadzeniu komunikacji i udzielaniu odpowiedzi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeżeli wiadomość dotyczy zawarcia umowy z osobą wysyłającą formularz, podstawą działań podejmowanych na jej żądanie jest także art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Przyjęcie i ocena zgłoszenia do zamkniętej bety, kontakt w sprawie zgłoszenia oraz poznanie potrzeb potencjalnych testerów — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na przygotowaniu i organizacji testów produktu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Samo zgłoszenie nie gwarantuje udziału w becie.
• Ochrona strony i formularzy przed nadużyciami, zapewnienie bezpieczeństwa oraz diagnostyka błędów — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ochronie systemów i użytkowników (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Tworzenie minimalnych statystyk publicznej strony — w zakresie, w którym dane techniczne przed ich pełnym zanonimizowaniem mogą stanowić dane osobowe, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ocenie popularności treści, źródeł ruchu, błędów 404 i użycia najważniejszych publicznych linków (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zakres został ograniczony tak, aby nie identyfikować użytkowników, nie rozpoznawać ich powrotów i nie profilować zachowania.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ochronie jego praw (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeżeli pojawi się spór.
• Wykonanie obowiązków prawnych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli właściwe przepisy wymagają zachowania lub udostępnienia określonych danych.

Dane z tych formularzy nie są wykorzystywane do wysyłania newslettera ani innych informacji handlowych bez odrębnej podstawy prawnej.

4. Dane techniczne, Matomo, limiter i logi

Serwer otrzymuje dane techniczne niezbędne do zestawienia połączenia, w szczególności adres IP, czas żądania, żądany zasób, kod odpowiedzi oraz informacje o przeglądarce przekazywane w nagłówkach HTTP. Dostęp do tych informacji może znaleźć się w logach serwera.

Limiter formularzy wylicza z adresu IP pseudonimowy identyfikator HMAC i zapisuje przy nim czasy prób. Surowy adres IP nie jest zapisywany przez limiter. Identyfikator służy wyłącznie do egzekwowania limitu pięciu prób w ciągu 15 minut. Pliki limitera są usuwane najpóźniej w ciągu 24 godzin od ostatniej próby.

Aplikacja formularza nie zapisuje treści zgłoszeń, nazw, adresów e-mail ani numerów telefonu w swoich logach. Standardowe logi dostępu i błędów serwera są przechowywane przez 14 dni, a następnie usuwane, chyba że konkretny zapis jest potrzebny dłużej do analizy incydentu lub obrony roszczeń.

Matomo działa na serwerze stats.pwmgroup.pl zarządzanym wyłącznie przez Administratora. Tracker nie zapisuje analitycznych plików cookie, local storage ani session storage, nie korzysta z User ID, cross-domain tracking, heatmap, nagrywania sesji, śledzenia formularzy ani automatycznego śledzenia wszystkich linków. Kod uruchamia się wyłącznie na produkcyjnym hoście farmapka.pl.

5. Jak długo przechowujemy dane

• korespondencję z formularza kontaktowego — przez czas obsługi sprawy i do 12 miesięcy od ostatniej wiadomości;
• zgłoszenia do bety — do zakończenia oceny zgłoszenia, nie dłużej niż 12 miesięcy od jego wysłania; zasady dalszego przetwarzania danych osoby zaproszonej do testów zostaną jej przekazane odrębnie przed rozpoczęciem udziału;
• pliki limitera i logi — przez okresy wskazane w punkcie 4;
• surowe dane analityczne Matomo — przez 90 dni, a zagregowane raporty statystyczne — przez 24 miesiące;
• dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — do czasu przedawnienia roszczeń lub prawomocnego zakończenia postępowania;
• dane objęte obowiązkiem prawnym — przez okres wymagany przez właściwe przepisy.

Kopie usuniętych wiadomości i danych Matomo mogą pozostać w rotacyjnych kopiach bezpieczeństwa infrastruktury maksymalnie przez kolejne 30 dni. Nie są w tym czasie wykorzystywane do zwykłej obsługi i zostają nadpisane zgodnie z cyklem kopii.

6. Odbiorcy danych

Dostęp do czytelnej treści formularzy i korespondencji mogą otrzymać wyłącznie:

• upoważnione osoby działające dla Administratora, tylko w zakresie potrzebnym do obsługi wiadomości, zgłoszeń i infrastruktury;
• organy publiczne lub inni odbiorcy, gdy ujawnienie jest wymagane przez prawo albo konieczne do ochrony praw Administratora.

Strona, endpoint formularzy oraz funkcyjne skrzynki pocztowe są utrzymywane na dzierżawionych od OVHcloud fizycznych serwerach zlokalizowanych w Polsce. Administrator samodzielnie zarządza systemami operacyjnymi i usługami. Transmisja oraz pliki zawierające dane są szyfrowane, a klucze pozostają pod wyłączną kontrolą PWM Group i nie są udostępniane OVHcloud. OVHcloud nie otrzymuje zwykłego logicznego dostępu do czytelnej treści formularzy ani poczty.

Formularz nie korzysta z zewnętrznej platformy formularzowej, bazy danych ani narzędzia CAPTCHA. Matomo jest rozwiązaniem self-hosted: dane statystyczne nie są udostępniane dostawcy zewnętrznej usługi analitycznej.

7. Lokalizacja danych i przekazywanie poza EOG

Dane przekazywane przez stronę i formularze są przetwarzane na fizycznych serwerach zlokalizowanych w Polsce. Administrator nie przekazuje tych danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Zmiana lokalizacji albo rozpoczęcie takiego przekazywania będzie wymagać wcześniejszej aktualizacji tej polityki i zastosowania zabezpieczeń wymaganych przez prawo.

8. Twoje prawa

W granicach określonych przez RODO masz prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją,
• przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy i w sposób zautomatyzowany.

Aby skorzystać z praw, napisz na rodo@farmapka.pl. Przed realizacją żądania możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości. Poszczególne prawa nie są bezwzględne; jeżeli przepisy pozwalają odmówić realizacji żądania, wyjaśnimy przyczynę.

Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne dane kontaktowe i sposób złożenia skargi znajdują się na stronie uodo.gov.pl.

9. Automatyczne decyzje, analityka i pliki cookie

Dane nie służą do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Nie profilujemy użytkowników. Zgłoszenia do bety ocenia człowiek.

Strona używa self-hosted Matomo wyłącznie do minimalnych statystyk opisanych w tej polityce. Matomo nie ustawia analitycznych plików cookie, nie używa local storage ani session storage, nie tworzy profili i nie rozpoznaje powracających użytkowników. Nie korzystamy z analityki reklamowej ani nie łączymy wyników z danymi formularzy.

Możesz w każdej chwili wyłączyć Matomo. Wybranie opcji opt-out zapisze na 12 miesięcy wyłącznie techniczny plik cookiefarmapka_matomo_opt_out=1. Plik nie zawiera identyfikatora analitycznego i służy tylko temu, aby przeglądarka nie ładowała trackera podczas kolejnych odsłon. Nie jest odnawiany przez samo odwiedzanie strony. Ponowne włączenie statystyk usuwa tę preferencję, ale nie włącza cookies analitycznych.

10. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana, jeżeli zmienią się procesy, dostawcy lub przepisy. Na początku strony podamy datę obowiązywania nowej wersji. Istotne zmiany nie będą stosowane wstecz bez odpowiedniej podstawy prawnej.